Badai Katrina. Badai Rita. Badai Wilma. Hanya beberapa bulan yang lalu, badai ini mengubah kehidupan jutaan orang. Bahkan jika Anda tidak bekerja di daerah yang terkena badai tersebut, mungkin Anda mengirim produk ke – atau menerima produk dari – perusahaan di kawasan Teluk. Pikirkan Anda tidak terpengaruh oleh bencana alam ini?
Sekarang, kalikan pikiran itu seribu kali dan Anda memiliki beberapa gagasan tentang mengapa perlu memiliki rencana bencana yang siap dijalankan jika Anda menghadapi krisis serupa di kota asal Anda.
Bagaimana Anda bisa merencanakan krisis atau bencana ketika itu biasanya terjadi secara tidak terduga? Seberapa mudah mengantisipasi sesuatu yang belum Anda alami? Ini adalah dua alasan mengapa pemilik dan manajer mungkin merasa lumpuh ketika dihadapkan dengan perencanaan krisis. Mungkin terasa asing bagi beberapa orang bahkan untuk mencoba membayangkan apa yang harus dilakukan atau diletakkan di atas kertas, jadi lebih mudah untuk menundanya di hari lain.
Perencanaan Darurat
Tapi mari kita melihatnya dengan cara yang berbeda, mungkin dalam potongan yang lebih kecil, sehingga Anda bisa memahami kemungkinannya. Salah satu hal pertama yang harus dilakukan adalah menugaskan pekerjaan ini kepada satu orang – mungkin Anda atau orang lain – dan membentuk tim kecil untuk mendukung upaya tersebut. Seorang pemimpin akan membuat proses ini menjadi lebih efisien dan efektif.
Jadi, apa hal pertama yang dapat Anda lakukan untuk merencanakan krisis? Buat daftar. Daftar sederhana "bagaimana jika" adalah tempat yang bagus untuk memulai. Pikirkan Hukum Murphy: "Jika ada yang salah, itu akan terjadi." Tidak peduli betapa anehnya kedengarannya, tuliskan semua yang dapat diterapkan pada bisnis Anda – mulai dari bencana lingkungan seperti gempa bumi, banjir, atau angin topan hingga penarikan produk. Daftar ini harus mencakup apa pun yang dapat mengakibatkan gangguan dalam siklus bisnis reguler Anda.
Apakah Anda berpikir bahwa prosesor di Florida selatan merencanakan beberapa badai pada tahun 2005? Ketika saya berbicara dengan beberapa orang di bawah sana sekarang, mereka bahkan tidak dapat menyebutkan nama-nama badai secara langsung atau badai mana yang menghasilkan fase kerusakan apa. Saya berani bertaruh bahwa sebagian besar perusahaan di Florida selatan sekarang memiliki rencana bencana-badai yang mencakup hal-hal seperti sumber daya alternatif, rencana pengalihan produk, dan daftar komunikasi (untuk pelanggan dan personel perusahaan) sekarang.
Rencana Pemulihan Bisnis
Setelah Anda memiliki daftar “bagaimana jika”, lihat sekeliling untuk menganalisis layanan dan fungsi penting bisnis Anda – yang membuat pintu tetap terbuka. Beberapa item yang terlintas dalam pikiran adalah karyawan, arus kas, peralatan untuk beroperasi, telepon dan komputer dan melayani klien. Ini adalah fungsi penting yang akan sangat penting untuk bangun dan berjalan sesegera mungkin setelah bencana.
Selanjutnya, ambil daftar baru ini dan kategorikan item ke dalam tiga atau empat kategori utama yang berisi semua kesamaan, seperti "Keuangan," "Komunikasi," "Operasi," dan "Manusia." Sekarang, Anda dapat mulai melihat bagaimana rencana Anda akan terlihat – sebaiknya sebelum krisis meletus tanpa peringatan. Anda dapat mengidentifikasi satu orang untuk bertanggung jawab atas setiap kategori utama dan meminta "tim" untuk meluangkan waktu untuk meneliti dan menulis rencana untuk menangani kategori mereka selama krisis.
Tahap pertama dari rencana tersebut berkaitan dengan bencana darurat. Ini adalah panduan pengguna tentang cara melestarikan organisasi selama bencana langsung. Agar sebuah rencana bermanfaat, rencana itu harus dibuat sebelum gangguan terjadi. Fase berikutnya dari sebuah rencana, “pemulihan,” dirancang untuk menjaga agar dana tetap masuk, layanan tetap berjalan dan klien dilayani untuk menjaga bisnis tetap bergerak maju setelah bencana berakhir. Fase terakhir dari “kelangsungan bisnis” harus direncanakan untuk kembali ke titik di mana kinerja perusahaan sebelum bencana.
Rencana Organisasi
Beberapa area yang memerlukan perencanaan yang lebih mendalam termasuk penyimpanan informasi seperti karyawan, asuransi dan catatan keuangan; perangkat keras komputer, perangkat lunak dan data; dan peta lokasi bangunan serta spesifikasi utilitas. Atur data penting ini sehingga ada banyak salinan, dengan satu set disimpan di lokasi alternatif jika kantor utama dihancurkan.
Fase perencanaan yang lebih luas mencakup analisis risiko dan analisis dampak bisnis. Rencana ini khusus dan dapat mempersiapkan perusahaan Anda untuk menghindari kerugian finansial yang melumpuhkan. Ada banyak situs Web yang memiliki alat perencanaan yang kuat yang tersedia untuk membantu dalam semua fase proses perencanaan ini, tetapi berikut ini adalah situs yang baik untuk memulai:
• Palang Merah Amerika memiliki informasi yang baik untuk bisnis di www.redcross.org.
• Institute for Business and Home Safety menyediakan alat perencanaan di situs Web-nya di www.ibhs.org/business_protection.
• Pusat Pengendalian dan Pencegahan Penyakit memiliki daftar lengkap situs Web penting di www.cdc.gov/niosh/topics/prepared/.
• Pemerintah federal memiliki situs untuk kesiapsiagaan di www.ready.gov.
Memecah tugas perencanaan menjadi bagian-bagian kecil dan mengatur tim untuk mengerjakan rencana akan membuat proses ini lebih nyaman. Palang Merah Amerika melaporkan bahwa sebanyak 40 persen usaha kecil tidak dibuka kembali setelah bencana seperti banjir, tornado, atau gempa bumi. Jangan biarkan bisnis Anda menderita karena Anda tidak punya waktu untuk membuat rencana.
EGA adalah perusahaan konsultan yang mengkhususkan diri dalam membantu industri produksi dengan persiapan audit keamanan pangan pihak ketiga, pengembangan produk segar, riset pasar, strategi pemasaran, dan rencana periklanan. Untuk informasi lebih lanjut, hubungi (616) 784-2728 atau kunjungi www.edithgarrett.com.